Yükleniyor...
 
Close
Filters

Müşteri Bilgilerinde Sıkça Yapılan Hatalar Nelerdir?

Müşteri Bilgilerinde Sıkça Yapılan Hatalar Nelerdir?

Ortalama Okuma Süresi: 3 Dakika

Kurumsal sistemlerde; sistem kullanıcıları, çoğu kez aynı işlemi tekrarlı yapmaktan ya da iş yoğunluğu içinde önündeki konuyu en hızlı şekilde çözmek için, sistem kullanımında birçok hatalı işlem yapmaktadır.  

En sık rastlanan hatalar ile ilgili kısa listemiz şöyledir:

1) Aday Firma ve Müşteri Firma Kodlamasının Ayrılmaması:

Müşteri kartı açılma kuralları izlenirken en önemli ayrım; müşterinin aday olduğunun belirtilmemesidir. Özellikle muhasebe ile entegre ERP sistemlerinde, aday firmaların muhasebe hesaplarının açılmaması için bu ayrımın yapılması çok verimli olacaktır.

Aynı zamanda aday firmaların vergi bilgileri genelde sisteme girilmediği için işlem yapan kullanıcı sistem uyarısına rağmen vergi numarası alanını boş bırakarak, sistemde bir açık oluşturacaktır. 

Önleyici Çözüm Önerisi: Firma kartı açılırken, mutlaka firmanın aday olup olmadığı belirtilmelidir.

Coolatform'u 30 gün tüm özellikleriyle;

Hemen Ücretsiz Deneyin

2) Aynı Firma Kartının Birden Fazla Açılması:

Gelişmiş ERP Sistemlerinde sistem, firmanın adındaki ortak bazı bilgilerden ve vergi numarasından yeni açılan kartın mükerrer kart olduğu uyarısını vermektedir.

Buna rağmen kullanıcılar, o anki işini çözebilmek için bazen bu uyarıları geçerek, aynı kartı tekrar oluşturabilmektedir. Bu durum, ileride müşteri ile ilgili muhasebe, satış vb. tüm süreçlerin yanlış takip edilmesine ve sistemde gereksiz veri yükü oluşmasına neden olur.

Önleyici Çözüm Önerisi: Mevcut sisteminiz mükerrer kart bilgisini yakalayamıyorsa, bu konuda bir uyarı mekanizması geliştirilmelidir. Sistem tarafından verilen uyarılar, kullanıcılar tarafından dikkate alınmalıdır. Müşteri kartı açılışı yapan personellere konunun önemini vurgulayan bilgilendirmeler yapılmalıdır. 

3) Eski Sistemlerden Gelen Alışkanlıkların Devam Ettirilmesi:

Gelişmiş ERP Sistemlerinde, müşteri kartında birçok bilgi parametrik olarak takip edilmekte ve bu bilgiler ilgili işlemlerde gerekirse değiştirilebilmektedir. Örneğin; bir müşteri kartında para birimi TL olarak tanımlandığında, bu müşteriye fatura kesilirken TL otomatik olarak gelir, ancak işlem esnasında para birimi USD'ye çevrilebilir. Ya da müşteri firma merkezini farklı bir adrese taşıdığında, adres bilgileri kolaylıkla güncellenir, ancak eski faturalarda geriye dönük eski adres takip edilebilir. Birçok ERP projesine başlanırken, müşteri kartı kodlamalarının para birimi, tek düzen hesap, il gibi parametrelere göre çoğaltıldığı gözlemlenmiştir: 

ERP Müşteri Bilgilerinde Sıkça Yapılan Hatalar

Yukarıdaki 3 kod aslında birebir aynı firmayı temsil etmektedir.

Muhasebesel olarak eski sistemlerde rapor alabilmek için verilmiş bazı anlamlı kodlar, gerekli olmadığı halde aynı kartın tekrar açılmasına neden olmuştur. Gelişmiş ERP Sistemlerinde böyle bir ihtiyaç yoktur.

M001- X İnşaat Ltd. Şti. olarak açıldığında;

Birden fazla para birimi,

Birden fazla tek düzen hesap (120-Cari, 340-Avans),

Birden fazla il vb. kayıtlar işlem sırasında girilerek, mizan, satış raporu vb. tüm raporlar bu alanlara göre filtrelenebilir ya da gruplanabilir.

Önleyici Çözüm Önerisi: Müşteri kartları açılırken, müşteri koduna anlamlı kodlar yüklenmemeli, bu anlamlar müşteri kartında ilgili alanlarda parametrik olarak takip edilmelidir. 

4) Hem Müşteri Hem de Tedarikçi Firmaların Ayrı Kartlar Olarak Açılması:

Bazı firmalar ile hem müşteri (120/340) hem de tedarikçi (320/159) olarak çalışılabilmektedir.

Gelişmiş ERP Sistemlerinde, bu tip firmalar tek kart ile takip edilebilmekte, gerektiğinde hesaplar ayrılarak raporlar alınabilmektedir. Bu sayede hatalı işlemler önlenir, sistemde gereksiz veri yükü yaratılmamış olur. Geleneksel muhasebe bakış açısı ile bu tip firmalar en az 2 ayrı kart olarak takip edildiği için, ERP geçişlerinde de dikkat edilmezse aynı mantık sürdürülür.

Önleyici Çözüm Önerisi: ERP geçişi sırasında, bir vergi numarası için sadece bir kart açılacak şekilde düzenlemeler yapılmalıdır.

Genel Çözüm Önerisi: Mevcut müşteri kartları listelenerek, hangi kartların aday, hangi kartların aynı zamanda tedarikçi olduğu tespit edilmeli ve sistemin arka planında uygun ayarların yapılması için ERP Danışmanına liste iletilmelidir.

Yazımızda en sık rastlanan 4 ana hatadan bahsettik. Genel olarak, yapılan eksik veri girişi hatası, ileride ilgili modüllerde zaman kaybına sebep olacağı için, müşteri kartlarının banka, ilgili kişi, alternatif adresler, ödeme koşulları, ana müşteriler gibi çok dikkat edilmeyen kısımlarında veri girişe özen gösterilmelidir.

Soru ve önerileriniz için contact@coolatform.com adresinden bize ulaşabilirsiniz. 

Yorumunuzu yazın
Blog arşivi