Yükleniyor...
 
Close
Filters

Malzeme Kartının Sırlarını Açıklıyoruz

Malzeme Kartının Sırlarını Açıklıyoruz

Ortalama Okuma Süresi: 8 Dakika

Malzeme Kartları ERP Sistemlerinde sıkça kendinden söz ettiren, en önemli yapı taşlarındandır. Adı itibariyle tanımını tahmin ettirse de, Malzeme Kartı konusuna tam olarak hâkim olabilmek için; hangi kayıtların malzeme kartı kategorisinde tanıtılması gerektiği ayırt edilebilmek gerekir.

Malzeme Kartı olarak listelenebilecek malzeme tiplerine bakıldığında;

  • Üretimde kullanılan hammaddeler,
  • Üretim sonucu elde edilen yarı ürün ya da ürünler,
  • Ticari Ürünler,
  • Fasona gönderilen ve fasondan gelen malzemeler,
  • Sarf edilen stoklar,
  • Stoğu takip edilmeyen tüm gelen / giden fatura kalemleri,
  • Bakımı ya da servisi yapılan makina/cihazlar,
  • Yedek parçalar,
  • Demirbaşlar ve bakım tariflerinin hepsi malzeme kartı grubunda yer alır.

Dikkat edilmesi gereken bir husus: Sağlam bir sistem altyapısı için malzeme kartı açılırken, listedeki malzeme tiplerinin her biri için farklı bilgi tanımlamalarının yapılmasıdır.

Coolatform'u 30 gün tüm özellikleriyle;

Hemen Ücretsiz Deneyin

Hangi Bilgi Grupları Hangi Malzeme Tiplerinde Tanımlanmalıdır?

1) Temel Bilgiler

ERP Malzeme Tipleri Temel Bilgilier

Geçerli Malzeme Tipleri: Tümü

Firma/Tesis: Malzeme kartının kullanılacağı organizasyon birimidir.

Malzeme Kodu: Aynı firmada tekil olan, gerektiğinde malzeme ile ilgili bazı bilgileri özetleyen, ilgili malzemeye has koda verilen isimdir.

Malzeme kodunu sistemlere otomatik verdirmek mümkün olmak ile beraber, genelde bu kodlar kullanıcılar tarafından tanımlanır ya da malzemenin bazı özelliklerine göre, akıllı kodlama ile sistem tarafından üretilir.

Malzeme kartı kodlanırken, koda birden fazla anlam yüklemek bazen olumsuz sonuçlara yol açabilir. Bu olumsuz sonuçlardan bazıları:

  • ERP Projelerinin başında yapılan analiz sonucu, proje yöneticisi ve anahtar ekip tarafından kararlaştırılan, akıllı kodlama mantığı ileride anlamını yitirebilmesi.
  • Bazı malzemeler, bu akıllı kodlamada birden fazla yerde listelenebilmesi.
  • Verilen akıllı koda özel raporlar tasarlanırsa, bu raporlarda ileride tutarsızlıklar gözükebilmesidir.

Bu nedenle; mutlaka akıllı bir kodlama yapılmak istense bile, yukarıdaki riskler göz önüne alınarak önlemler alınmalıdır. Akıllı kodlar ile yapılmak istenen segmentasyonlar, mümkünse malzeme kartı için sınıf gibi farklı parametrik alanlar ile takip edilmelidir.

Malzeme kodlaması yapılırken, dikkat edilmesi gereken bir diğer parametre, kartın seçenekli tanımlanıp tanımlanmayacağıdır. Seçenekli tanımlama ile çoğu zaman malzeme kodları sayısı azaltılabilmektedir. Örneğin; Mavi Elbise, Kırmızı Elbise olarak 2 malzeme kartı açmak yerine, Elbise kartı açılıp, renk seçenek olarak tanımlanabilir.                               

Müşteri ya da Tedarikçiye özel malzeme kodlaması yapılabileceği de unutulmamalıdır. Örneğin; firmalar arası sistem entegrasyonları yapılırken, müşteri firma kendi kodu ile sipariş verirken, tedarikçi firmanın kendi kodunda malzemeyi eşleştirebilmesi için bu tanımlama elzemdir. Özellikle, yedek parçalar gibi evrensel kodlamaları mevcut olan ürünlerde tedarikçiler ile iletişimin daha verimli olması için, bu kodlar olduğu gibi sisteme tanımlanabilir.                                                                                                                 

Malzeme kodlamalarının yapılması, projedeki en önemli çalışmalardan bir tanesidir. İleride, kartlarda mükerrerlik yaşanmaması, karmaşık kodlamalar ile sistem esnekliğinin bozulmaması için mutlaka firma içi deneyimli personel ve uzman danışman birlikte kararlar almalıdır.    

Seçenek: Seçenek özelliğinin kullanılması opsiyoneldir. Seçenek birçok özelliği birebir aynı olan malzemelerin, farklı alternatiflerinin verimli yönetilmesi faydasını sağlar. Malzeme kodu kısmında verilen örnekteki gibi, Elbisenin tüm özellikleri aynıyken sadece renk özelliği seçenek ile yönetilebilir.                                                          

Dikkat edilmesi gereken; seçenek özelliğinin yarattığı tüm farklılıkların, ilgili tüm adımlarda tanımlanmasıdır. Yukarıdaki örnekte elbise üretiminde kullanılacak boya, renk seçeneğine göre değişeceği için ürün ağacında doğru seçenek, doğru boya ile eşleştirilmelidir. 

Malzeme Tanımı: Kartın açıklamasının girildiği alandır. Çoklu dil seçeneğinin desteklendiği sistemlerde, bu alan farklı diller için liste şeklinde oluşturulur.

Örnek:

              Türkçe Tanım: Elbise

              İngilizce Tanım: Dress

              Almanca Tanım: Kleid

              Fransızca Tanım: Robe                                                          

Gelişmiş sistemlerde, bir malzeme için bir dilde de birden fazla tanım yapılabilmektedir. Firma içi Elbise olarak tanınan ürün, müşteriler gözünde Bahar Temalı Kadın Giysisi olarak tanınıyor olabilir. 

Bu tip durumlarda; Temel Tanımı, Satınalma Tanımı, Satış Tanımı, Planlama Tanımı ayrı ayrı yapılabilmektedir.

Son olarak Müşteri ya da Tedarikçiye özel malzeme tanımlamaları yapılabileceği de unutulmamalıdır.                                                    

Tip: Malzemenin tipi, temelde yukarıda ana kategorilerde belirtilmiş, ancak yerine göre detaylandırılmış bir listeden seçilir. Örneğin; üretimde kullanılan hammaddeler, Hammadde ve Ambalaj Malzemesi olarak 2 ayrı tipe bölünmüş olabilir.

Grup: Malzemeler, her projenin kendi yapısı içinde gruplara ayrılır. Örneğin; gıda üretimi yapan bir firmada hammaddeler, Et, Süt, Tatlandırıcı vb. gruplara ayrılabilir.         

Sınıf: Malzeme ile ilgili sistem standardında olmayan esnek özelliklerin tanımlanabildiği alandır. Bu alanın tanımlanması opsiyoneldir. Örneğin; elbisenin farklı ölçüleri ortak elbise sınıfında tanımlanarak, bu ölçülere göre raporlar alınabilir. Akıllı kodlamada elbise ölçülerinin kullanımına gerek kalmamış olur.         

Sektör: Özellikle, satınalmaların ya da satışların sektörel raporlanması ya da bazı firmaların özel istatistiki yasal raporları için bu ayrım gereklidir. Örneğin; Tekstil, Gıda, Ambalaj, Boya vb.                                                     

Statü: Malzeme kartları zaman içinde pasif duruma geçer. Eskisine muadil yeni çıkan bir yedek parça açılırken, eski kart sistemden silinmemelidir. Çünkü geçmişe dönük analizlerde, bu kartın bilgilerine ihtiyaç olacaktır. Statü özelliği ile malzemenin Aktif ya da Pasif olduğu takip edilir.           

Tedarik Tipi: Her bir malzemenin organizasyon biriminde nasıl tedarik edildiği tanımlanmalıdır. Bu tanımlamaya göre MRP modülü malzeme için tedarik planı yapacaktır. Örneğin; Üretilen, Fason, Üretilen/Satınalınan, Satınalınan, Farklı Organizasyon Biriminden Transfer Edilen vb.          

Birimler: Malzeme kartlarında tanımlanması zorunlu alanlardan biri birimdir. Temel birim, malzeme hayatı boyunca değişmeyecek bir parametre olduğu için birim tanımlarının anlamı iyice anlaşılmadan karar alınmamalıdır.                                                         

Temel Stok Birimi: Tüm ERP modüllerinde esas alınacak bilgidir. Tüm dönüşümler bu birim üzerinden yapılacaktır. Örneğin; Firma, Elbise Boyasını 5 Kg’lık ölçüler ile adet üzerinden alıyorsa, temel birim adet olabilir. Ancak temel takibin Kg üzerinden yapılması isteniyor ve üretimde parçalı ( Ör: 2 Kg) kullanımlar yapılıyorsa, Kg daha doğru bir seçim olacaktır.                                                                               

Ek Bilgi: Standart birim dönüşümleri sistemler tarafından yapılabilmektedir. Kg’ın Tona dönüşümü temel birim dönüşümlerinde standart olduğundan, TON için ayrı bir tanımlama yapılmasına gerek yoktur. Gelişmiş sistemlerde zaten TON tanımlamasının gerekli olmadığı, sistem tarafından hatırlatılacaktır.

2. Stok Birimi: Bazı senaryolarda, birbirine standart olarak dönüşemeyecek 2. stok birimi tanımlamasına ihtiyaç duyulmaktadır. Örneğin; boyanın 1 adedi 5 Kg standardında gelmiyorsa, her defasında, satınalmada her boya kutusu için tartım yapılıyorsa, temel stok biriminde Adet, 2.stok biriminde KG ya da ihtiyaca göre tam tersi uygulanabilir.         

Özellikle madencilik sektöründe, 2. stok biriminin kullanımına ihtiyaç olduğu görülmektedir. Her bir mermer bloğu aynı metreküpte, her maden direğinin metreküpü ve ağırlığı arasındaki oran aynı olmamaktadır.                                                                      

Birim Dönüşümleri: Standart birim dönüşümlerinin geçerli olmadığı ve malzemeye özel farklı birimler arasında sabit oranlar olan senaryolarda, farklı birim dönüşümleri malzeme kartında tanımlanmalıdır. Örneğin; Elbise kumaşının 1 metresi her zaman 500 gr ağırlığında ise, temel birimi metre olan kumaş için, ağırlık birimi dönüşümü tanımlanmalıdır.

2) Planlama Bilgileri

ERP Malzeme Kartı Planlama Bilgileri

Planlama bilgilerinin kapsamı çok geniş olduğu için bu yazıda; öne çıkan planlama verilerinden bahsedeceğiz.

Geçerli Malzeme Tipleri: Tüm Stoklu Malzemeler                     

Depo: Malzemenin hangi depolarda bulunabileceğinin listesidir. Eğer özel bir depo ayrımına ihtiyaç yoksa genel bir tanımlama yapılabilir. Ancak özellikle deponun çevresel şartları gibi zorunlu olan durumlarda, mutlaka depo/stok yeri seçimi yapılmalıdır.                      

Min-Max Stok: Organizasyon birimi bazında tanımlanan bu bilgi minimum (asgari, emniyet) ve maksimum (azami) malzeme stoğunu göstermektedir. Planlama modülü, şimdi ya da gelecekte malzemenin bu stoğun minimum stok altına düştüğünü gördüğünde, malzeme için tedarik planı oluşturacaktır. Satınalınan malzemeler için minimum ve maksimum stok, planlama sorumlusu, depo sorumlusu, finansman ve satınalma birimi tarafından ortak belirlenmelidir.

Emniyet stoğunu korumak ne kadar önemli ise, maksimum stoğu aşmamak da bir o kadar önemlidir. Gelişmiş sistemler maksimum stoğun aşımını da gereksiz bir kaynak kullanımı olarak gördüğü için hata olarak raporlayacaktır.                                                        

Süreler: Satınalma işlem süresi, stok işlem süresi, tedarik süresi, üretim süresi gibi temel bilgiler, tedarik planının zamanlamasında kullanılmaktadır. Bu süreler tanımlanmadığında, planlama modülü tedarik planlarını malzemeye ihtiyaç olan günde yapacak, dolayısıyla eksik stok ile karşılaşılacaktır.          

Parti Miktarları: Minimum, Sabit, Maksimum, Normal parti miktarı parametreleri, ürün tedarikinin birebir ihtiyaç kadar yapılamayacağı durumlarda tanımlanmalıdır. Örneğin; boya ihtiyacı 1 Kg iken, minimum parti miktarı 5 Kg olarak tanımlanırsa, sistem gerçekçi bir plan yapacaktır.                                                       

MRP Prosedürü:  Deterministik, ReOrder (Yeniden Sipariş) gibi planlama metotlarından uygun olanı seçilmelidir. Deterministik metotta ihtiyaç olduğu an plan oluşturulurken, ReOrder metotta yeniden sipariş noktası hesaplanarak optimizasyon yapılacaktır.

ERP Malzeme Kartı MRP Formülleri Tablosu

MRP Formülleri Tablosu

 

Fire%: Tedarik planları yapılırken, alımda, üretimde ya da transferde karşılaşabilecek fire yüzdeleri bu parametre ile belirtilir.       

Tedarik Periyodu: Organizasyonun kurallarına göre, planlar günlük, haftalık ya da farklı zaman dilimlerine göre yapılabilir. Örneğin; organizasyon siparişlerini pazartesi günü tedarikçilerine gönderiyorsa, satınalma planı çarşamba günü olan bir alımı sistem, pazartesi gününe planlayacaktır.                                                           

Seri Numarası: Özellikle yedek parça gibi seri numarası takibi olan malzemelerde, seri numarası takibi olduğu belirtildiğinde, tüm lojistik işlemlerde sistem seri numarası bilgisini takip edecektir. 

3) Satış Bilgileri

ERPde Malzeme Kartı Satış Bilgileri

Satış bilgileri çok geniş kapsamlı olduğu için yazımızın bu kısmında, öne çıkan satış verilerinden bahsedeceğiz.       

Geçerli Malzeme Tipleri: Ürün, Ticari Ürün, Satışı Yapılan Hizmet Kalemleri, Satışı Yapılan Diğer Tüm Malzemeler.         

Satış Birimi: Satılacak malzemenin satış birimi, stokta takip edilen birim ile aynı ya da farklı olabilir. Standart satış birimi tanıtılarak, her satış işleminde mükerrer işlem yapılmaması sağlanır.  Ancak satış esnasında, malzemenin geçerli birimlerinden ya da bu birimlerin standart dönüşümü olan farklı bir birimden seçim yapılabilir.                                                         

Satış Fiyatı: Malzemenin satış fiyatı, müşteriye ya da belli grup müşterilere özel fiyatlama ya da malzeme için özel ölçekli fiyatlandırma ile satış politikalarından tanımlanır. Satış politikalarında özel bir fiyat tanımlaması yoksa malzeme kartındaki satış fiyatı geçerli olacaktır. Malzeme kartında seçenek özelliği varsa, fiyatlar seçeneklere göre ayrıştırılabilir.

KDV: Malzemenin tabi olduğu KDV kodudur. KDV hesabı, yapılan satışın ülkesine, dolayısıyla da müşterinin ülkesine göre farklılık göstereceği için, malzemede 8,18 gibi bir KDV tanımı olsa dahi, yurt dışı satışlarda sıfır KDV hesabı ülke ilişkisinden gelecektir.

İndirim: Malzeme kalemi bazlı indirim yapılıp, yapılamayacağı malzeme kartında tanımlanmalıdır.

4) Satınalma Bilgileri

ERPde Malzeme Kartı Satınalma Bilgileri

Yazımızın satınalma bilgileri bölümünde satınalma ile ilgili öne çıkan bilgilerden bahsedeceğiz.

Geçerli Malzeme Tipleri: Hammadde, Fason, Ticari Ürün, Satınalması Yapılan Hizmet Kalemleri, Demirbaş, Satınalması Yapılan Diğer Tüm Malzemeler           

Satınalma Birimi: Satınalınacak malzemenin satınalma birimi, stokta takip edilen birim ile aynı ya da farklı olabilir. Standart satınalma birimi tanıtılarak, her satınalma işleminde mükerrer işlem yapılmaması sağlanır. Ancak satınalma esnasında, malzemenin geçerli birimlerinden ya da bu birimlerin standart dönüşümü olan farklı bir birimden seçim yapılabilir.                                                         

KDV: Malzemenin tabi olduğu KDV kodudur. KDV hesabı, yapılan satınalmanın ülkesine, dolayısıyla da tedarikçinin ülkesine göre farklılık göstereceği için, malzemede 8,18 gibi bir KDV tanımı olsa dahi, yurt dışı alımlarda sıfır KDV hesabı ülke ilişkisinden gelecektir.

Teslim Süresi: Malzemenin standart teslim süresidir.

5) Muhasebe Bilgileri

ERPde Malzeme Tipi Muhasebe Bilgileri

Muhasebe bilgileri bölümünde içerik çok kapsamlı olduğu için sık kullanılan muhasebe bilgilerinden bahsedilecektir.

Geçerli Malzeme Tipleri: Tüm Malzemeler 

Hesap Grubu: Hesap grubu tanımlamasının yapılması için muhasebede malzemeler ile ilgili hesap gruplarını detaylı şekilde incelemek gerekir:

Ana Tek Düzen Hesap Grupları ile Temel Malzeme Tipleri Eşleşme Tablosu

ERP Malzeme Kartı Stok Hesapları Tablosu

Yukarıdaki tabloda ana tek düzen hesap grupları ile temel malzeme tipleri eşleştirilmiştir. Genel yapı bozulmayacak şekilde tüm projelerde, eşleşme bu şekilde olmaktadır. Ancak eşleşme detayı proje bazlı değişebilmektedir. Örneğin; 152.01.001-Elbiseler ya da 152.01.001-Kırmızı Elbise, 15.01.002-Yeşil Elbise olarak iki ayrı yapı oluşturulabilir. Hesap planının detaylandırılması proje özelinde ele alınmalıdır. Ancak 152 ve 600 hesapların aynı paralellikte açılması sistemsel bütünlük açısından daha doğru olacaktır. Belirlenen hesap kırılımı ne ise, malzeme hesap grubunda tanımlanmalıdır.      

Son bir not olarak, herhangi bir muhasebe sisteminden ERP sistemine geçiş yapılırken, eski sistemin elverişsizliğinden kaynaklanan alışkanların yeni sisteme taşınmaması faydalı olacaktır.

Örneğin; eski sistemde tüm satışlar, sadece muhasebe modülünden raporlanabiliyorsa, hesap planında malzeme,  malzeme stok ve satış hesapları açıldığı gözlenecektir. Ancak gelişmiş ERP sistemlerinde, tüm detaylı raporlar ERP'nin satış modülünden elde edilebileceği için, hesap planını daha sade bir yapıda oluşturmakta fayda olacaktır.                                

Bir ERP sisteminde malzeme kartı ile takip edilmesi gereken tüm bilgileri tek tek ezberlemek mümkün değildir. Ancak kullanıcının doğru perspektifi yakalaması halinde, ihtiyaç olan durumda, hangi bilginin nereden tanımlanması gerektiğini ön görmek zor olmayacaktır.

Yazımızın sonunda malzeme kartları ile projelerde çok fazla gündeme gelen bir konuyu vurgulamak yerinde olacaktır: "Malzeme kartını kim açmalıdır?"          

ERP Sistemlerinde genel olarak benimsenmesi gereken felsefe, veriyi kaynağından, henüz elden ele dolaşmamışken toplamaktır. Bu felsefe ile farklı malzeme tipleri, farklı departmanlar tarafından, mümkünse; o departman için hazırlanan kılavuz ile doldurulmalıdır.

Örneğin; Hammaddeler = ARGE, Yedek Parçalar = BAKIM, Masraf Kalemleri = MUHASEBE tarafından açılırsa, hata riski azalacaktır.

Ancak ARGE tarafından açılan malzemenin doğru hesap grubu ile ilişkilendirilmesi, MUHASEBE departmanının sorumluluğunda olmalıdır. Bu tip durumlarda da yeni açılan her kayıt için, sistem tarafından ilgili gruba bilgilendirme yapılması göz ardı edilmemesi gereken bir durumdur.

Malzeme kartları ile ilgili yazımızda tüm başlıklar çok kapsamlı olsa da, tüm kullanıcılar tarafından sıkça kullanılan bilgiler ile ilgili özet tanımlamalardan bahsettik.

Soru ve önerileriniz için contact@coolatform.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

 

Yorumunuzu yazın
Blog arşivi