Yükleniyor...
 
Close
Filters
RSS

'ERP' ile eşleştirilmiş blog yazıları

Başarılı bir ERP Projesi için ilk adım analizdir.

ERP projelerinde kurumun tüm iş süreçlerinin tek bir çatı altında toplanması hedeflenir. Tasarım departmanından, satışa, üretimden, insan kaynaklarına, muhasebeden, bakıma tüm departmanların iş süreçlerinin firmaya dışarıdan hizmet verecek danışmanlar tarafından, bir sistem altında toplanması ancak iyi bir analiz ile mümkündür.

Etkin bir analiz için aşağıdaki maddelere dikkat edilmelidir.

Analiz aşamalara ayrılmalıdır.
Danışman tek bir toplantı ile firmayı tanıyamaz. Dolayısıyla, firma da sisteme dair tüm sorularına tek seferde cevap alamaz.
Danışman tarafından bu gerçek firmaya ne kadar erken aktarılırsa, projede yaşanacak zaman kaybı ve anlaşılamama endişesi o kadar erken önlenir.

İş dünyasında karşılaşılan en büyük sorunlardan bir tanesi patron ve çalışanlar arasında yaşanan anlaşmazlıklardır. Altında sorunun tipine göre; iş takibi, maaş, ekip içi uyumsuzluk gibi farklı sebepler yatsa da ana sebebin iletişim eksikliği olduğu sıkça görülmektedir. Peki patron ve çalışanlar arasındaki ilişki iyileştirilebilir mi? Öncelikle iki tarafın da isteklerine göz atalım…

Patronlar Ne İster?

Karlılık

Bir şirketin kurulmasının başlıca amacı yapılan işte kâr etmektir. Her çalışanın ayrı ayrı giderleri hesaplandığında; çalışanlar kendi başlarına maaştan sigortaya, ofisten öğle yemeğine bir maliyet yaratıp, işin doğası gereği yaptıkları işlerle kazanımın bir parçası olmalıdır.

Yüksek Verim

Patronlar çalışanlarının her zaman en yüksek verimle çalışmasını beklerler ve verimde düşüş yaratan etkenler ortaya çıktığında en kısa sürede bu sorunların hızlıca giderilmesi gerekmektedir.

Ekip Çalışmasına Uyum

Patronların ve insan kaynakları departmanının, yeni bir işe alım yaparken öncelikli olarak dikkat ettikleri özelliklerden bir tanesi; adayların ekip çalışmasına yatkın olup olmadıklarıdır. Ekiple uyum sağlayamayacak bir aday genel iş verimini düşüreceği için o şirketteki iş ömrü de uzun sürmemektedir.

1980-1999 yılları arasında dünyaya gelmiş “Y Kuşağı” olarak adlandırılan nesil iş dünyasında beklenmeyen bir etki yaratmış, patron/çalışan bakış açılarında köklü değişiklikler ortaya çıkmıştır. Günümüzde genç patronların sayısının hızla artması ve Edelman’ın yaptığı araştırmaya göre; 2025 yılı itibari ile çalışan nüfusun %70’ini Y Kuşağının oluşturacak olması bu nesli tanıma ve anlamayı doğru bir iletişim için gerekli kılmaktadır.

Y Kuşağının büyümesi sırasında televizyon kanallarının çeşitlenmesi, internetle tanışıp yeni teknolojilere kısa sürede uyum sağlamaları geleneksel çalışma koşulları ve beklentilere farklılıklar getirmiştir. Kurumsal yaşantıda sosyallik ön plana çıkmış, anlık geri bildirimler motivasyona etki eden en önemli olgu halini almıştır. Bugüne kadar iş yaşamında aktif rol oynayan, eğitim açısından en çeşitli nesil olduğu için; gelir unvan gibi kavramlar prestij faktörü olarak görülmüş, çalışanın kendini ait hissetmediği ya da yeni fırsatlarla karşılaştığı anda işten ayrılması ile daha sık karşılaşılır olmuştur.

Bireysel ticarette, özellikle online alışverişlerde "Önce ödemeyi yap sonra ürünü al" mantığı geçerlidir. Eskiden yoğun olarak kullanılan senet ya da kredi kartı sliplerinin yerini, kredi kartına taksitli ödemeler almıştır. Tahsilatın ya da zamanlamasının riski bireysel alışverişte bu sebeple neredeyse ortadan kalkmıştır. Riski taşıyan bankalar ise, paranın zaman değerini gecikmiş ödemelere yüklediği faizler ile telafi etmektedir.

Şirketlerarası ticarette ise tahsilata dair riskler hala devam etmektedir. Büyük firmaların ödeme yapamaması ya da ödemelerini geciktirmesi zincirleme reaksiyon olarak en alttaki küçük firmalara kadar yansıtmaktadır. İşini borçlanarak devam ettiren firmalar, çoğu zaman riskini doğru ölçememekte ve geri dönülemez kararlar almaktadır.

ERP Sistemleri temelde; bir kurumun tüm iş süreçlerini tek bir sistem altında takip etmeye yaramaktadır. ERP ile insan kaynaklarından üretime, satıştan satın almaya, bakımdan stoka kurumun tüm verileri tek sistem altında takip edilir. Bu sebeple ERP; kurumun tüm kaynaklarını takip ettiği ve yönettiği vazgeçilmez bir araç halini alır. 

Bir kurumun en önemli kaynağı ise insandır. Yöneticiden personele, müşteriden tedarikçiye tüm süreçler kişiler üzerinden yürür. Bu sebeple, ERP Sisteminde de kişilerin önemi çok büyüktür. Farklı rollerde olsalar da kişiler, kurum için aynı özenle takip edilmesi gereken varlıklardır.

Toplu veri aktarımı, ERP projelerinin başlangıcında, zaman zaman proje tamamlandıktan sonra bazı hatalı kayıtların güncellenmesi için yaşanan bir süreçtir. Özellikle; eski sistemlerde takip edilen verinin, kullanıcı tarafından, tekrar tek tek elle girilmemesi için Toplu Veri Aktarımı tercih edilir.

Veri aktarımı yapılırken, aktarım işlem süresini asgari seviyede tutmak ve hataları önlemek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1) Aktarım yapılacak veri için istenen format danışman tarafından anahtar kullanıcıya teslim edilmelidir. (Bu format genellikle bir excel tablosu olacaktır.) Örneğin; Müşteri Kartları aktarımı için; Firma Kodu, Firma Unvanı, Adres 1, Adres 2, Adres 3, Şehir vb.

2) Verilen şablonda mutlaka alan eşsizlik özellikleri danışman tarafından tanımlanmalı, anahtar kullanıcı tarafından dikkatle doldurulmalıdır. Örneğin; Müşteri kodu aynı firmadan mükerrer olmayacak bir kod ise,  -“x kodu” sadece bir firmaya tanıtılabilir-  bu bilgiye uyulmadan aktarım yapılmaya çalışılırsa sorun ile karşılaşılır ve aktarım listesinin tekrar güncellenmesi gerekir.

Malzeme kodlaması yapılırken dikkat edilmesi gereken en önemli parametrelerden biri; kartın seçenekli tanımlanıp tanımlanmayacağıdır. Bu sebeple, öncelikle seçenekli malzeme kartı tanımlamanın ne anlama geldiğini bilmek faydalı olacaktır.

Seçenekli tanımlama ile çoğu zaman malzeme kodları sayısını azaltan, bir malzemenin bazı özelliklerinin işlem sırasında seçilmesini sağlayan bir özelliktir. Örneğin; “mavi elbise”, “kırmızı elbise” olarak 2 malzeme kartı açmak yerine; “elbise” kartı açılıp, renk seçenek olarak tanımlanabilir. Böylece, müşteriden teklif alınırken, “elbise” malzemesi seçilir ve renk seçimi teklif esnasında yapılır. Seçenekli malzeme kullanımı hakkında karar alınırken, sistemin seçenekli özelliğinin tüm modüllerde desteklediğinden emin olmak gerekir. İrsaliye kesildiğinde, elbise malzemesi “kırmızı” seçenek ile seçildiğinde, “kırmızı” özellikli “elbise” stoğunun da aynı şekilde stoktan düşmesi gerekir. Böylece, rapor alınırken stokta ne kadar elbise kaldığı, bu elbiselerin hangi renklerde olduğu rahatlıkla listelenebilir.

Kurumsal sistemlerde; sistem kullanıcıları, çoğu kez aynı işlemi tekrarlı yapmaktan ya da iş yoğunluğu içinde önündeki konuyu en hızlı şekilde çözmek için, sistem kullanımında birçok hatalı işlem yapmaktadır.  

En sık rastlanan hatalar ile ilgili kısa listemiz şöyledir:

1) Aday Firma ve Müşteri Firma Kodlamasının Ayrılmaması:

Müşteri kartı açılma kuralları izlenirken en önemli ayrım; müşterinin aday olduğunun belirtilmemesidir. Özellikle muhasebe ile entegre ERP sistemlerinde, aday firmaların muhasebe hesaplarının açılmaması için bu ayrımın yapılması çok verimli olacaktır.

Aynı zamanda aday firmaların vergi bilgileri genelde sisteme girilmediği için işlem yapan kullanıcı sistem uyarısına rağmen vergi numarası alanını boş bırakarak, sistemde bir açık oluşturacaktır. 

Önleyici Çözüm Önerisi: Firma kartı açılırken, mutlaka firmanın aday olup olmadığı belirtilmelidir.

Malzeme Kartları ERP Sistemlerinde sıkça kendinden söz ettiren, en önemli yapı taşlarındandır. Adı itibariyle tanımını tahmin ettirse de, Malzeme Kartı konusuna tam olarak hâkim olabilmek için; hangi kayıtların malzeme kartı kategorisinde tanıtılması gerektiği ayırt edilebilmek gerekir.

Malzeme Kartı olarak listelenebilecek malzeme tiplerine bakıldığında;  

  • Üretimde kullanılan hammaddeler,
  • Üretim sonucu elde edilen yarı ürün ya da ürünler,
  • Ticari Ürünler,
  • Fasona gönderilen ve fasondan gelen malzemeler,
  • Sarf edilen stoklar,
  • Stoğu takip edilmeyen tüm gelen / giden fatura kalemleri,
  • Bakımı ya da servisi yapılan makina/cihazlar,
  • Yedek parçalar,
  • Demirbaşlar ve bakım tariflerinin hepsi malzeme kartı grubunda yer alır.

Dikkat edilmesi gereken bir husus: Sağlam bir sistem altyapısı için malzeme kartı açılırken, listedeki malzeme tiplerinin her biri için farklı bilgi tanımlamalarının yapılmasıdır.

 

MRP (Malzeme İhtiyaç Planlaması) tek cümle ile: Malzeme ihtiyaçları için tedarik planlarının sistem tarafından planlanmasıdır.

Örneğin; hammadde, ileriki dönemlerde üretilecek bir yarımamulunun reçetesinde bulunuyorsa ve mevcut stok bu ihtiyacı karşılamıyorsa, MRP satınalma planı ile bu ihtiyacı doğru zamanda ve doğru miktarda karşılayacaktır.

Ürün için 3 ay sonra planlı bir satış bütçesi varsa, stok ile karşılanmayan kısım için MRP doğru miktarda ve doğru zamanda bir üretim planı oluşturacaktır.

Güvenilir MRP sonucu: Doğru stok kartının, doğru zamanda, doğru miktarda, doğru metot ve en önemlisi doğru kaynaklar ile tedarikinin planlanması demektir.

Blog arşivi